1. Objet de la politique
I-Nomade Inc. (« I-Nomade »), exploitant de la plateforme iColoPrep, accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité des renseignements traités dans le cadre de ses services.
La présente politique explique de façon générale quels renseignements personnels peuvent être traités par iColoPrep, les fins pour lesquelles ils sont utilisés, les mesures prises pour les protéger ainsi que les droits des personnes concernées.
Cette politique vise notamment à soutenir les obligations applicables en matière de protection des renseignements personnels, y compris celles prévues par la législation québécoise et, lorsqu'elles s'appliquent, les lois canadiennes ou provinciales pertinentes.
2. Rôle d’iColoPrep et des établissements de santé
iColoPrep est une plateforme technologique utilisée par des établissements, cliniques et professionnels de la santé afin de transmettre aux patients des renseignements relatifs à la préparation d’un examen, des rappels et d’autres informations liées à leur rendez-vous.
Pour les renseignements relatifs aux patients qui nous sont confiés par un établissement de santé, I-Nomade agit généralement comme fournisseur de services ou mandataire pour le compte de cet établissement. L’établissement demeure responsable des décisions concernant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements de ses patients, selon les lois qui lui sont applicables.
I-Nomade demeure responsable des renseignements personnels qu’elle recueille et utilise pour ses propres activités, notamment les renseignements liés à ses utilisateurs autorisés, à ses clients, à son soutien technique et à l’administration de ses services.
3. Renseignements personnels pouvant être traités
Selon la configuration et les besoins de l’établissement de santé, iColoPrep peut traiter ou conserver certains des renseignements suivants :
- le nom et le prénom du patient;
- l’adresse courriel du patient;
- le numéro de téléphone, notamment lorsque les fonctionnalités de messagerie texte sont utilisées;
- le numéro de dossier ou un autre identifiant attribué par l’établissement, lorsque requis;
- la date et l’heure du rendez-vous;
- les renseignements nécessaires à la préparation de l’examen;
- l’établissement, la clinique ou le lieu associé au rendez-vous;
- les renseignements liés aux comptes des utilisateurs autorisés de la plateforme;
- les informations techniques nécessaires à la sécurité, au fonctionnement et à la journalisation de la plateforme;
- les communications transmises à notre équipe de soutien.
Tous ces renseignements ne sont pas nécessairement recueillis ou conservés pour chaque établissement. La nature des renseignements traités dépend de la configuration utilisée et des besoins opérationnels de l’établissement concerné.
iColoPrep cherche à limiter le traitement aux renseignements nécessaires pour fournir les services demandés.
4. Fins de l’utilisation des renseignements
Les renseignements peuvent être utilisés notamment afin de :
- fournir et exploiter la plateforme iColoPrep;
- transmettre aux patients les instructions et documents liés à leur préparation;
- envoyer les rappels et communications demandés par l’établissement de santé;
- permettre aux utilisateurs autorisés d’administrer les rendez-vous et les préparations;
- authentifier les utilisateurs et protéger l’accès au système;
- assurer le soutien technique, la maintenance, la continuité et la sécurité du service;
- détecter, prévenir et analyser les activités anormales ou les incidents de sécurité;
- respecter les obligations légales, réglementaires et contractuelles applicables.
I-Nomade n’utilise pas les renseignements personnels traités pour le compte des établissements de santé à des fins de publicité comportementale.
5. Communication à des fournisseurs de services
I-Nomade peut faire appel à des fournisseurs technologiques pour assurer notamment l’hébergement, la transmission de courriels ou de messages, la sécurité, la sauvegarde, le soutien et l’exploitation de la plateforme.
Lorsque des renseignements doivent être confiés à un fournisseur pour ces fins, I-Nomade limite la communication aux renseignements nécessaires et applique des mesures contractuelles, organisationnelles ou technologiques adaptées à la nature des renseignements et aux services rendus.
I-Nomade ne vend pas les renseignements personnels traités par iColoPrep.
6. Traitement ou hébergement hors Québec
Certains fournisseurs technologiques utilisés dans le cadre des services peuvent traiter ou héberger des renseignements à l’extérieur du Québec et, selon le service concerné, ailleurs au Canada ou dans une autre juridiction.
Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur lorsque cela est requis, I-Nomade évalue les facteurs pertinents liés à la protection des renseignements et met en place les mesures appropriées afin de protéger ceux-ci. Les renseignements peuvent alors être assujettis aux lois de la juridiction où ils sont traités.
7. Conservation et destruction
Selon la configuration de l’établissement, certains renseignements tels que le nom, le prénom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, le numéro de dossier ou un autre identifiant attribué par l’établissement peuvent être conservés dans la plateforme pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou traités, ainsi que pour respecter les exigences légales, réglementaires, contractuelles ou de sécurité applicables.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits, supprimés ou anonymisés de façon appropriée, sous réserve des obligations de conservation applicables et des instructions de l’établissement de santé concerné.
8. Mesures de sécurité
I-Nomade applique des mesures administratives, techniques et organisationnelles visant à protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la communication, la modification ou la destruction non autorisés.
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
- des contrôles d’accès et mécanismes d’authentification;
- la limitation des accès selon les besoins opérationnels;
- la protection des communications réseau;
- des mécanismes de journalisation et de surveillance;
- des validations applicatives et contrôles de sécurité;
- des procédures de sauvegarde et de continuité;
- des tests et mises à jour de sécurité;
- la sensibilisation des utilisateurs à la confidentialité.
Malgré les mesures mises en place, aucun système informatique ne peut offrir une garantie absolue contre tous les risques. I-Nomade révise et améliore ses contrôles de sécurité de façon continue.
9. Témoins (cookies) et technologies similaires
La plateforme peut utiliser des témoins ou mécanismes techniques nécessaires au fonctionnement du service, notamment pour maintenir une session, assurer l’authentification et protéger la sécurité de l’application.
Si des technologies permettant l’identification, la localisation ou le profilage d’une personne sont utilisées à d’autres fins, les informations et choix requis seront présentés conformément aux exigences applicables.
10. Accès, rectification et autres droits
Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, une personne peut demander l’accès aux renseignements personnels qui la concernent, demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets et exercer les autres droits prévus par les lois applicables.
Lorsqu’iColoPrep traite des renseignements pour le compte d’un établissement de santé, une demande concernant le dossier d’un patient peut devoir être adressée directement à cet établissement. I-Nomade collaborera avec l’établissement lorsqu’une demande lui est transmise conformément aux règles applicables.
Toute demande concernant les pratiques d’I-Nomade en matière de protection des renseignements personnels peut être transmise au responsable identifié ci-dessous.
11. Incidents de confidentialité
I-Nomade dispose de procédures visant à détecter, analyser, contenir, corriger et documenter les incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident survient, I-Nomade prend les mesures raisonnables nécessaires afin de réduire les risques de préjudice et d’éviter qu’un incident similaire se reproduise.
Les avis aux établissements, personnes concernées ou autorités compétentes sont effectués lorsqu’ils sont requis par les lois applicables et selon le rôle d’I-Nomade dans le traitement des renseignements concernés.
12. Modifications à la présente politique
Cette politique peut être mise à jour afin de refléter l’évolution de nos services, de nos pratiques ou des exigences légales. La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la politique.
Lorsqu’une modification importante le requiert, un avis approprié sera fourni conformément aux obligations applicables.
13. Responsable de la protection des renseignements personnels
Claude Côté
Responsable de la protection des renseignements personnels
I-Nomade Inc. / iColoPrep
Courriel : claudecote@i-nomade.com
Les questions, demandes d’accès ou de rectification et plaintes concernant les pratiques d’I-Nomade en matière de protection des renseignements personnels peuvent être transmises à cette adresse.
1. Purpose of this Policy
I-Nomade Inc. (“I-Nomade”), operator of the iColoPrep platform, places a high priority on the protection of personal information and the confidentiality of information processed in connection with its services.
This Policy generally explains what personal information may be processed through iColoPrep, why it is used, the measures taken to protect it, and the rights of individuals.
This Policy is intended to support compliance with applicable privacy requirements, including Quebec privacy legislation and, where applicable, relevant Canadian or provincial privacy laws.
2. Role of iColoPrep and Healthcare Organizations
iColoPrep is a technology platform used by healthcare organizations, clinics and healthcare professionals to provide patients with examination preparation information, reminders and other appointment-related information.
For patient information entrusted to us by a healthcare organization, I-Nomade generally acts as a service provider or agent on behalf of that organization. The healthcare organization remains responsible for decisions regarding the collection, use and disclosure of its patients’ information in accordance with the laws applicable to it.
I-Nomade remains responsible for personal information it collects and uses for its own business activities, including information relating to authorized users, customers, technical support and administration of its services.
3. Personal Information That May Be Processed
Depending on the healthcare organization’s configuration and operational needs, iColoPrep may process or retain certain information such as:
- the patient’s first and last name;
- the patient’s email address;
- the patient’s telephone number, including when text messaging features are used;
- a medical record number or another identifier assigned by the healthcare organization, when required;
- the date and time of the appointment;
- information required for examination preparation;
- the healthcare organization, clinic or location associated with the appointment;
- account information relating to authorized platform users;
- technical information required for security, operation and logging;
- communications submitted to our support team.
Not all of this information is necessarily collected or retained for every healthcare organization. The information processed depends on the configuration used and the operational needs of the organization concerned.
iColoPrep seeks to limit processing to the information necessary to provide the requested services.
4. Purposes for Which Information Is Used
Information may be used to:
- provide and operate the iColoPrep platform;
- deliver preparation instructions and documents to patients;
- send reminders and communications requested by the healthcare organization;
- allow authorized users to manage appointments and preparation instructions;
- authenticate users and protect access to the system;
- provide technical support, maintenance, continuity and security;
- detect, prevent and analyze unusual activity or security incidents;
- meet applicable legal, regulatory and contractual requirements.
I-Nomade does not use personal information processed on behalf of healthcare organizations for behavioural advertising.
5. Disclosure to Service Providers
I-Nomade may use technology service providers for functions such as hosting, email or message delivery, security, backup, support and operation of the platform.
When personal information must be provided to a service provider for these purposes, I-Nomade limits the disclosure to what is necessary and applies contractual, organizational or technological safeguards appropriate to the nature of the information and the service provided.
I-Nomade does not sell personal information processed through iColoPrep.
6. Processing or Hosting Outside Quebec
Some technology providers used in connection with the services may process or host information outside Quebec and, depending on the service, elsewhere in Canada or in another jurisdiction.
Before entrusting personal information to a provider where required, I-Nomade assesses relevant privacy factors and implements appropriate measures to protect the information. Information may therefore be subject to the laws of the jurisdiction in which it is processed.
7. Retention and Destruction
Depending on the healthcare organization’s configuration, certain information such as the patient’s first name, last name, email address, telephone number, medical record number or another identifier assigned by the organization may be retained in the platform for as long as necessary for the purposes for which it was collected or processed and to satisfy applicable legal, regulatory, contractual or security requirements.
When information is no longer required, it is appropriately destroyed, deleted or anonymized, subject to applicable retention obligations and the instructions of the relevant healthcare organization.
8. Security Safeguards
I-Nomade uses administrative, technical and organizational safeguards designed to protect personal information against unauthorized access, use, disclosure, alteration or destruction.
These safeguards may include:
- access controls and authentication mechanisms;
- access restrictions based on operational needs;
- protection of network communications;
- logging and monitoring mechanisms;
- application validation and security controls;
- backup and continuity procedures;
- security testing and updates;
- privacy and confidentiality awareness measures.
No information system can provide an absolute guarantee against every risk. I-Nomade reviews and improves its security controls on an ongoing basis.
9. Cookies and Similar Technologies
The platform may use cookies or technical mechanisms that are necessary for operation of the service, including maintaining a session, authenticating users and protecting application security.
If technologies that allow a person to be identified, located or profiled are used for other purposes, the information and choices required by applicable law will be provided.
10. Access, Correction and Other Rights
Subject to conditions and exceptions provided by law, an individual may request access to personal information about them, request correction of inaccurate or incomplete information, and exercise other rights available under applicable privacy laws.
When iColoPrep processes information on behalf of a healthcare organization, a request concerning a patient record may need to be directed to that healthcare organization. I-Nomade will cooperate with the organization when a request is referred to it in accordance with applicable requirements.
Questions concerning I-Nomade’s privacy practices may be directed to the Privacy Officer identified below.
11. Privacy Incidents
I-Nomade maintains procedures designed to detect, assess, contain, correct and document privacy incidents. When an incident occurs, I-Nomade takes reasonable measures to reduce the risk of harm and to help prevent similar incidents from occurring.
Notifications to healthcare organizations, affected individuals or competent authorities are made when required by applicable law and according to I-Nomade’s role in processing the information involved.
12. Changes to this Policy
This Policy may be updated to reflect changes to our services, practices or legal requirements. The date of the most recent update appears at the beginning of the Policy.
Where a significant change requires notice, appropriate notice will be provided in accordance with applicable requirements.
13. Privacy Officer
Claude Côté
Privacy Officer
I-Nomade Inc. / iColoPrep
Email: claudecote@i-nomade.com
Questions, access or correction requests, and complaints regarding I-Nomade’s privacy practices may be sent to this address.